FOOD FOR CULTURE THOUGHTS

Wann bleibt eigentlich noch Zeit zum Arbeiten? Diese Frage stellen sich immer mehr Beschäftigte, die sich von einem Zoom – ins nächste MS-Teams-Meeting klicken. Während der Corona-Lockdowns waren diese virtuellen Meetings, bei denen man vom eigenen Küchentisch aus endlich einmal anderen Gesichtern sehen und reden hören konnte, ein Rettungsring und Balsam für die Seele. Je mehr dieser Meetings, umso besser; je längere ihre Dauer, umso mehr Vertrautheit und Sicherheit.

Doch irgendwie haben diese Meetings das Ende von Corona verpasst. Das Virus ist im Griff, im Gegensatz dazu sind die Meetings gefühlt außer Kontrolle geraten. Der Bildschirm des Laptops läuft regelmäßig heiß, ebenso die Vollbuchung der Besprechungsräume vor Ort. Zu häufig, zu viele TeilnehmerInnen und nicht klar, was konkret Thema und Ziel der Zusammenkunft via Bildschirm oder im Büro sind – eine gefährliche Rezeptur, die bei vielen eine gefährliche Frustration auslöst und Unsummen an Kosten verursacht. Auf der einen Seite führt der Meeting-Frust zu genereller Unzufriedenheit mit der Arbeit und zum Produktivitätsverlust. Andererseits ist er eine Kostenfalle, in Deutschland gingen rund 65 Milliarden – in Stunden 4,7 Milliarden – vergeudete Zeit verloren! Allein 2,5 Wochen Arbeitszeit jährlich werden durch zu spät kommen und mehr als 3 Wochen durch unnötige Konferenzen verschwendet. Nach der Euphorie über die gewonnenen Lebensqualität durch remote Work jetzt also „Stirb langsam“ als neues Motto für die Arbeit zuhause?

Jetzt ließe sich einwenden, dass es langweilige Meetings immer schon gegeben hat. Stimmt, nur dass für Unternehmen Videokonferenzen mittlerweile das fast stärkste Kommunikationsmittel sind, wenn viele ihrer Mitarbeitenden disloziert oder im Homeoffice sind. Und sie sind nicht nur (Kommunikations-)-Mittel zum (Arbeits-)Zweck, sondern wichtige Ermöglicher und Motivationsinstrumente. Und richtig genutzt auch Ausdruck der Unternehmenskultur. Und wichtiger noch: Solche Meetings sind auch ein wesentlicher Treiber der Unternehmenskultur – oder im schlimmsten Fall auch ihr Mörder.

Mehr noch: Rangiert die Meeting-Kultur auf der Management-Agenda unter „Verschiedenes“, wird damit eine große Chance vertan. Denn eine positive, fördernde, erlebbare Unternehmenskultur lässt sich aktiv entwickeln und gestalten. Dazu bedarf es einer Veränderung des Verhaltens und der Verhältnisse.

Also gestalten wir die Verhältnisse, in dem wir die Planung unserer Meetings gestalten …

• Weniger Quantität, mehr Qualität. – Muss das Meeting sein?
• In der Kürze liegt die Würze. – Wie lange dauert das Meeting?
• Sorgfältige Auswahl der TeilnehmerInnen. – Wer soll teilnehmen?
• Persönlich, Online oder Hybrid. – Wo treffen?
• Der richtige Moment. – Wann ist die beste Uhrzeit?
• Meeting Dreisprung: Information-Kollaboration-Sozialisation. – Wofür braucht es das Meeting?

Und auf das Setting unserer Meetings achten …

• Strategie und Werte einbinden.
• Pünktlicher Beginn, pünktliches Ende.
• Gute Vorbereitung mit klarer Agenda.
• Fokus halten, Rollen festlegen.
• Bei der Sache bleiben – Multitasking als Gefahr.
• Nächste Schritte und Hausaufgaben festhalten. (Falls das nicht der Fall ist, hätte auch ein Mail gereicht.)

Das aktive Gestalten eines Meetings hat nicht nur mit Effizienz und Arbeits-Hygiene zu tun. Es geht um viel mehr. Solche Meetings können Werte transportieren; Werte, die für das Unternehmen wichtig sind und die Unternehmenskultur prägen. Wie drückt sich zB.: Verlässlichkeit im Unternehmensalltag aus? Durch einen pünktlichen Beginn sowie Ende eines Meetings. Wie zeigt sich Qualität? Durch eine klare, nachvollziehbare Struktur solcher Meetings, etwa durch die vorher verschickte Agenda und eine bewusste und überlegte Auswahl der TeilnehmerInnen.

Es lohnt sich. Durch einige solcher Überlegungen und bewussten Maßnahmen kann aus dem Nerv-Faktor Meeting ein Treiber einer neuen Unternehmens- und Wertekultur werden – und damit eine Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung von Strategien und Zielen. Denn es ist ja kein Geheimnis, dass die meisten Strategien, trotz vielversprechender Ansätze, an den Klippen der bestehenden Unternehmenskultur regelrecht zerschellen. Wer Erfolg will, muss deshalb die Hebel für die Veränderung des Verhaltens und der Verhältnisse nutzen. Meetings und Video-Konferenzen sind einer davon, in Zeiten des Home Office oder New Work ein besonders wirkungsvoller.

Sind Meeting gut geführt sind sie ein Forum für kreatives Denken, Diskussionen und Ideenfindung und bringt die Arbeit wirklich voran und zahlt positiv auf das Verhalten in der Unternehmenskultur ein!